一份文件在综合办的一天
所属种类:综合办公室 作者:广东金稻种业 浏览:6132


 综合办公室的早晨,从照顾腰椎开始:扭一扭抻一抻。

 久坐对人的危害, HSE课堂上讲了挺多的,没记住,反正说了,隔一个小时要起身活动一下。这么简单就能保持身心健康的要求,真是第一次听说,能有多难呢?



 开机,打开微信, outlook,钉钉,QQ,企业微信,VPN。看看日历上有没有什么没做完的,如果没了就做日常。还好把这些图标都分类放在了一起,不然每天光找着一堆图标就花好些时间。

 这 125个常用的文件夹或者软件,已经是整理好的状态了。

 综合办公室的事情,大约就像平日里在家做饭的时光。买菜半小时,备料半小时,炒菜半小时,吃饭 15 分钟,洗碗 15分钟。两个小时里,享受成果的时刻,确实就是一刻钟。就像我老婆说的,我下班就赶上吃饭,我知道的也就那一刻钟的事情,不可不算幸福。

        “滴滴滴”

        微信响了,自动下载了一个压缩包。原来是突发任务。

        领导:把里面的文件解出来看看是不是龙8官网正版需要的东西。

        噢噢……就…… 这么简单吗?右键,解压缩,叮 ~



       果然,弹出了一个密码框。原来,这是一个离职交接的文件,重要却又不常用,现在想不起来密码了。

       (交接工作很重要,所有文件都要看一看避免后悔)

       希望设密码的人设了个简单的密码。这样用暴力破解(穷举法)就能很快找出来。所谓简单密码,就是只有英文小写或大写,再加上数字,而且位数不要太多,比如a321546 ,这样的密码大概一小时就能穷举完。而有难度的密码,就是有大写,有小写,有数字,有符号。这样的密码,就是简单的 8位,电脑一直开着穷举也得等好几年,忽然就理解了密码带大小写符号数字的举措。

       (设置密码不要怕麻烦,哪怕只有 6位数,但是包含大小写符号数字就非常牢固)

       一小时后,还好,密码就是一个字母加个电话。解出一堆 PDF。领导说了,里面有些文字需要修改,然后以此为模板,根据每个员工的信息,填出员工单独的文件,打印出来让每个员工填写签名,然后把搜集到的数据汇总出一个报表,统计一下龙8官网正版游戏官网公司的情况。

       看着我面前的扫描件 PDF,我卡在了第一步。这是一堆拍照存档的文件。但是要修改其中的文字…… ?对了,先转换成 word文档。希望不匹配的量不大,简单理解,PDF 存了图片,要转换成 word要靠OCR识别(文字识别,类似手机手写输入),但因为是照片,文字有一定的模糊或偏移,不一定准确,所以转换完还得校对一下,这一步只能人工,但也比重新敲打来得方便。

      ( OCR 识别对日常办公非常有用,建议单独安装 OCR类软件)

       结果第二个困难来了,无法转换,因为文档加密了。是的, PDF 可以进行加密,有些时候是软件自动的,就是你发出去的 PDF 别人没法进行编辑,属于有这样一个标识。小小的文档竟然有 2重加密。PDF的加密说到底还是在于标识为重,去加密不难,但文件就不能被承认是原文件了,既然是要修改作为新文件处理是否原文件就与我无关了,上破解。




PDF在发送给别人的时候,可以进行加密以识别完整性)

       终于可以转换成 word了,然后进行校对,格式再编辑一下,然后要给每个同事做一个版本。这里就用邮件合并功能,先Excel编辑好每个人的信息作为一个数据库,然后导入到word里面,这样同一份东西就有每个同事的专属版本啦。



       (邮件合并是批量编辑工资条、通知、合同等模板相同关键词不同的好工具)

      最后是统计一下里面涉及的数据,导入 Excel,公式提取一下,做个汇总,顺便做成了模板,毕竟,这项目只要开始了,就大概率会有下次,下次直接套用这个模板就会更省事了。而且既然模板化了,内容分析也可以顺便加上,比如变化趋势等。

       (遇到常态化的事件处理,有余时间可以想下一步)

       看着东西都弄完了,舒了一口气,突发事件就算是处理完了。

       对了,我一个小时要起身活动一下的。嗯?下班了……

  隔一个小时起身活动一下就能保持身心健康的要求,真是第一次听说,好像有点难。




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